Informationsserie zum Datenschutz – Teil 3: Aufbewahrungsfristen

Welche Unterlagen müssen Praxisinhaber wie lange aufbewahren? Auf diese Frage geben wir heute im Rahmen unserer neuen Infoserie zum Datenschutz eine Antwort. Bis zum Inkrafttreten der neuen Europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGV) am 25. Mai 2018 informieren wir alle interessierten Mitglieder über Teilaspekte des Datenschutzes und beantworten häufig gestellte Fragen.

Aufbewahrungspflicht für Patienteninformationen ist zehn Jahre

Alle Informationen rund um die Therapie eines Patienten in einer Praxis muss der Inhaber zehn Jahre lang aufbewahren. Dazu zählen Behandlungsvertrag, Befunde und vorgelegte Berichte, aber auch Aufzeichnungen der behandelnden Therapeuten sowie Arztbriefe und Behandlungsdaten.

Die Zehn-Jahresfrist beginnt nach Abschluss der Behandlung. Diese Bestimmung ist im Patientenrechtegesetz (PatRG) geregelt. Der Gesetzgeber hat bereits 2013 alle Rechte und Pflichten für Patienten und Behandler in neuen Vorschriften im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB, §§ 630 a bis h) und im Sozialgesetzbuch V (SBG V) gebündelt.

Mehr Infos dazu finden Sie hier auf unserer Homepage. Dort erhalten Sie als Mitglied auch einen Faktencheck zum Herunterladen mit allen wichtigen Informationen zum Patientenrechtegesetz und dessen Auswirkungen auf die Praxis.

Bitte beachten Sie: Sollten sich in der Patientenkartei auch Röntgenbilder befinden, so gilt für diese bei Patienten unter 18 Jahren eine längere Aufbewahrungsfrist als 10 Jahre, da die 10-Jahresfrist frühestens mit Ablauf des 18. Lebensjahres beginnt. Röntgenbilder müssen damit mindestens bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres des Patienten aufbewahrt werden. Wir empfehlen: Falls Sie in Ihren Unterlagen Röntgenbilder von Kindern oder Jugendlichen in der Patientenkartei haben sollten, dann händigen Sie diese am Ende der Therapie dem Patienten wieder aus.

Korrespondenz sechs Jahre und alles weitere für zehn Jahre aufbewahren

Für Informationen rund um die Steuer und den Geschäftsbetrieb einer Praxis gibt es zwei Aufbewahrungsfristen: geschäftliche Korrespondenz wie Briefe oder Mails können bereits nach sechs Jahren vernichtet werden. Alle steuerrechtlichen Belege und Informationen sollten hingegen mindestens für zehn Jahre verfügbar sein. Dazu zählen beispielsweise Jahresabschlüsse, Unterlagen der Buchführung und Buchungsbelege wie Rechnungen.

Abschließend kann man sagen, dass Praxisinhaber auf der sicheren Seite sind, wenn sie ihre Unterlagen für zehn Jahre aufbewahren – kürzere oder längere Fristen für spezielle Dokumente sind in der Physiotherapiepraxis eher eine Ausnahme.

Service von PHYSIO-DEUTSCHLAND

Auf unserer Homepage sammeln wir außerdem unsere Informationen zum Datenschutz an einer zentralen Stelle und bauen einen Info-Pool zum Datenschutz für unsere Mitglieder auf – klicken Sie hier, um direkt dorthin zu gelangen. 

Weitere Themen werden Verarbeitungsverzeichnis (Verfahrensverzeichnis), E-Mail-Benutzung, Patientenaufklärung und Datenschutz in den Praxisräumen sein.

Haben Sie Fragen zum Datenschutz beziehungsweise Themenwünsche für unsere Serie? Dann schicken Sie uns Ihre Anmerkungen gerne an info(at)physio-deutschland.de.